El pasado 6 de diciembre de 2023 se aprobó reglamento que establece los requisitos que tienen que adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación que van a emplear los autónomos con la introducción de la factura electrónica. Entre las características con las que va a contar este sistema, se encuentra el registro de una serie de acciones que permitirán asegurar la inalterabilidad de los datos y eliminar la doble contabilidad.
Para ello, el sistema debe contemplar la cumplimentación de un registro de alta de facturación y un registro de anulación de la facturación, así como un registro de eventos que recoja las operaciones e interacciones que se llevan a cabo en él, según fuentes de la Agencia Tributaria, y que se desarrollará más profundamente en la orden ministerial que recoge los requisitos técnicos del software.
El objetivo es que las transacciones comerciales que llevan a cabo autónomos y pymes “generen una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, para impedir la ulterior alteración de estas anotaciones, permitiendo el posterior envío de la información de los mismos a la Agencia ributaria”.
Cabe recordar que los autónomos deberán contar con programas de facturación electrónica que cumplan los requisitos establecidos antes del próximo 1 de julio de 2025.
Estas son las acciones que van a registrar los sistemas de facturación electrónica y que podrá comprobar Hacienda
Hace cinco meses que el Ejecutivo puso en marcha el reglamento por el que se fijan los requisitos mínimos que deben cumplir los programas informáticos de facturación electrónica que van a tener que utilizar los trabajadores por cuenta propia y las pymes. Esta normativa -el RD 1007/2023- marca los elementos que estandarizan el formato y registro que deben cumplimentar estos sistemas o software informáticos, con el objetivo de combatir el fraude fiscal en las ventas.
Este real decreto recoge la prohibición del ‘software de doble uso’, también conocido como ‘software de supresión de ventas’, para combatir el uso de programas que permiten llevar una doble contabilidad o contabilidad B, más allá de modernizar la dotación digital de autónomos y pymes para mejorar el cumplimiento tributario.
Según Hacienda, se trata de que la solución informática de facturación sea un sistema “seguro y fiable, que no permita alteraciones indebidas de los registros”, y que evite “la alteración de las facturas y facturas simplificadas una vez emitidas”.
En ese sentido, los autónomos y pymes deberán asegurarse de que el sistema de facturación que van a emplear ellos, o terceros en su nombre, proceda a registrar determinada información y acciones, a fin de asegurar la trazabilidad e inalterabilidad del sistema informático y su facturación.
Entre ellas, el registro del programa tendrá en cuenta que la rectificación o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados, así como no permitirán cualquier eliminación, adición o modificación, ya sea total o parcial, de los datos de cualquier registro de facturación original.
A su vez, la trazabilidad de los registros de facturación se verificará por medio de su secuencia de creación, es decir, «estos registros deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo el orden en que se crearon, desde el primero al último», para lo que el sistema proporcionará el seguimiento de los datos de forma clara y fiable. Y todos los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
Como se recoge en el reglamento, el sistema también contempla asegurar la integridad de los registros de facturación de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el propio sistema lo detecte y avise de ello. Contará, además, con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación que se hayan generado en él, y que deberán poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.
Fuentes de la AEAT explicaron que el sistema informático también detectará y registrará cuando se produzcan otros eventos determinados, un registro que se detallará más profundamente en la orden ministerial pendiente de desarrollo, donde se incluirán los requisitos técnicos del software. Este registro de eventos recogerá automáticamente las interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, y guardará estos datos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático. A falta de publicación de la orden, el borrador que salió a audiencia pública adelantó, entre ellos:
- Instalación o puesta en marcha inicial del sistema informático.
- Inicio del funcionamiento cuando se emplee VERI*FACTU en las facturas.
- Fin del funcionamiento del sistema informático cuando se emplee VERI*FACTU.
- Detección de anomalías en el registro de facturación.
- Detección de anomalías en la integridad, la inalterabilidad y la trazabilidad de los registros.
- Restauración que se haga de las copias de seguridad.
- Todos los registros de facturación -generados en un mismo período- que se exporten.
- Los autónomos deberán realizar tanto un registro de facturación de alta como un registro de anulación de la factura
Según la Agencia Tributaria, además de las acciones mencionadas anteriormente, los sistemas informáticos de facturación que sean utilizados por los contribuyentes deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura. Además de la información propia de la factura clásica, este registro deberá incluir la siguiente información:
- Si la factura tiene la consideración de rectificativa, se deberá indicar su tipo y características.
- Si la factura corresponde a una factura emitida en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, identificación de las facturas simplificadas sustituidas.
- Cuando no se trate del primer registro de facturación generado por el sistema informático, el número y, en su caso, la serie, así como la fecha de expedición de la factura que consta en el registro de facturación, de alta o de anulación anterior, junto con parte de la huella o ‘hash’ de dicho registro anterior.
- El código de identificación del sistema informático utilizado, y otros datos sobre este sistema informático que genera el registro de facturación de alta, que permitan conocer sus características y su instalación, junto con los datos identificativos del productor del citado sistema informático.
- Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de alta.
Según la Agencia Tributaria, también se registrará la emisión errónea de facturas. Para ello, será necesario anular su registro de facturación de alta previo, por lo que se generará un registro de facturación de anulación, donde se incluirá si esta anulación ha sido generada por la propia persona o negocio que realiza las operaciones.
Ambos registros deberán ir firmados mediante la huella/hash o con la firma electrónica.
Hacienda podrá acceder a los registros de facturas de los autónomos en tiempo real
Según Hacienda, conforme a la Ley General Tributaria, la Administración podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, y podrá exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, para lo que obtendrá el usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad necesaria.
Para ello, en los sistemas informáticos deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que Hacienda pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades, según fuentes de la AEAT.
A su vez, podrá requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados, “que deberá ser suministrada en formato electrónico mediante soporte físico o mediante envío automático y seguro a través de Sede Electrónica”.
¿Cómo pueden los autónomos asegurarse de que el sistema informático cumple con estos requisitos?
En este caso, el programa de facturación que utilicen los trabajadores por cuenta propia y las pymes deberá estar certificado mediante una declaración responsable de la persona o entidad productora del mismo, que asegure que cumple con las exigencias del reglamento, así como con los detalles que se incluirán en la orden pendiente de publicar, como explicaron a este diario desde la Agencia Tributaria.
Esta declaración deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones -tanto para los contribuyentes como para el comercializador-, al momento de adquirir el producto.
Fuente: autonomosyemprendor.es (20/5/24) pixabay.com
