El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda han sacado a consulta pública las líneas maestras para establecer el reglamento que regulará la futura obligación de emitir facturas electrónicas que afectará próximamente a los autónomos y empresas. La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, más conocida como Ley Crea y Crece está publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) desde el pasado octubre. Sin embargo, la norma dio un plazo de seis meses, hasta este marzo, para poner en marcha el reglamento que establecerá las condiciones específicas de esta nueva obligación.
De momento, el Gobierno ya ha lanzado la consulta sobre el proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas en lo referido a la factura electrónica entre empresas y profesionales. Las organizaciones de autónomos y demás agentes sociales tienen quince días para remitir sus aportaciones al Ejecutivo antes de que se apruebe definitivamente este reglamento.
Este nuevo sistema supondrá un cambio en la relación que tienen los autónomos con la Agencia Tributaria y en la disminución del fraude fiscal ya que todos los programas de facturación, para ser legales, tendrán que remitir de manera automática las facturas al Fisco, por lo que Hacienda sabrá en tiempo real lo que han vendido y gastado todos los negocios. Además, la nueva obligación, según recoge el reglamento, pretende ser una herramienta de lucha contra la morosidad que sufren los pequeños negocios.
Según el texto, «la adopción de la factura electrónica conforme a los principios y requisitos establecidos permitirá equilibrar los poderes de negociación, impulsar la digitalización de las empresas de menor tamaño y los profesionales, arrojar transparencia sobre los plazos de pago de las empresas y profesionales y promover el cumplimiento de la normativa de morosidad comercial«.
A expensas de las aportaciones y modificaciones que propongan los agentes sociales, ya hay algunas cuestiones que parecen estar claras sobre el reglamento que regulará esta nueva obligación. Una de ellos son los plazos. Cuando se apruebe esta norma, las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros, tendrán la obligación de facturar por medios electrónicos a partir de los doce meses posteriores a la aprobación del reglamento, El resto de empresas y profesionales -que serían la mayoría de autónomos y pymes españoles- tendrán 24 meses para adaptarse tras la aprobación del desarrollo reglamentario.
Además de los plazos el proyecto de reglamento que se ha sacado a consulta pública también avanza cómo será la «arquitectura» o líneas maestras en las que se basará el nuevo reglamento que desarrolla el sistema de emisión de facturas electrónicas para los autónomos y empresas.
Las líneas maestras del nuevo sistema de facturación electrónica para autónomos y empresas
El reglamento ya ha trazado las ocho líneas sobre las que se sustentarán la nueva obligación de que los autónomos facturen por medios electrónicos. Éstos son:
- 1. Un sistema intermediado
El reglamento deberá basarse en una red de plataformas de intercambio de facturas electrónicas (existentes y futuras) sujetas a una regulación de mínimos en cuanto a seguridad de la información, de las transmisiones y capacidades de autenticación y uso de las diferentes sintaxis de factura electrónica admitidas.
- 2. Sistema público de intercambio de facturas con la Agencia Tributaria
El reglamento deberá complementar la obligación de facturación con la puesta en marcha de un sistema público de intercambio básico de facturas proporcionado por la Administración pública en el que los emisores de las facturas electrónicas o sus plataformas designadas tendrán la obligación de depositarlas en un formato único en la sede de la Agencia Tributaria, que las validará formalmente y las pondrá a disposición de sus destinatarios o sus representantes o plataformas en esa misma sede.
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- 3. Formato que permita operar
El reglamento deberá imponer que los sistemas sean interoperables, gracias a la capacidad técnica de las soluciones informáticas y las plataformas para traducir los diferentes formatos estructurados más utilizados en nuestro país y basados en estándares internacionales que serán admitidos; sin perjuicio de la posibilidad de establecer un estándar de referencia para su remisión a las Administraciones Públicas.
- 4. Interconexión
El desarrollo reglamentario deberá asegurar la interconexión de las plataformas, para que cada usuario sólo necesite conectarse a una plataforma ya que las plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas tienen la obligación de interconectarse con cualesquiera otras plataformas que se lo soliciten siempre que estas últimas cumplan con unos requisitos mínimos.
- 5. Capaz de intercambiar las fechas de pago de las facturas
El nuevo reglamento deberá asegurar que los sistemas puedan intercambiar, además de la factura electrónica, la información de la fecha de pago efectivo de las facturas para que se transmita entre las partes y a la Administración Pública para su seguimiento.
- 6. Un sistema especial para su uso por parte de pymes y autónomos
La obligación deberá imponerse de manera especial para prestar apoyo en su uso por parte de pymes y autónomos, a través de periodos transitorios más amplios, facilidades en el intercambio de facturas electrónicas a través del sistema público de intercambio y las ayudas del kit digital.
- 7. Sistema transparente para luchar contra la morosidad
El reglamento deberá potenciar la transparencia como arma frente a los abusos en plazos de pago que sufren, especialmente, los pequeños negocios
- 8. Cumplimiento de las obligaciones fiscales
El desarrollo reglamentario deberá tener en cuenta el respeto a las obligaciones fiscales y asegurar que los sistemas sean complementarios con la presentación de los modelos fiscales a las Administraciones Públicas.
¿Qué requisitos específicos y generales deberá cumplir la factura electrónica?
Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, es decir, es un justificante de cobro de productos o servicios. Por tanto, debe cumplir los mismos requisitos que las facturas en papel (legibilidad, autenticidad, plazos…) y debe incluir la misma información. Este documento tiene un formato estructurado, es decir, utiliza un lenguaje XML que facilita su tratamiento automatizado. Este formato permite generar y tramitar las facturas electrónicas automáticamente por sistemas informáticos
Según la Ley Crea y Crece, estas facturas electrónicas deberán cumplir una serie de requisitos para ser legales. Éstos son:
- Las empresas deberán contar con un programa de facturación electrónica para emitir y recibir las facturas
- Será necesario contar con firma electrónica y todas las facturas deberán firmarse con el certificado electrónico
- Todas las facturas deberán cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación, que todavía no se ha desarrollado.
- El contenido de la factura-e deberá ser el mismo que el de una factura convencional
- Todas las empresas y autónomos deberán facilitar el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios. Los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años
Condiciones para que los sistemas sean legales
Además, las condiciones que deberán cumplir los programas para ser legales están recogidas en otro proyecto que el Gobierno sacó a consulta pública el año pasado. El texto sigue en constante modificación y ha recibido distintas alegaciones y observaciones por parte de expertos y organizaciones de distintos ámbitos, como la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos -ATA-, que pidió que se aclararan algunos conceptos como los plazos en los que tendrán que remitir las facturas estos programas.
Estas son las condiciones que deberán cumplir los sistemas de facturación para ser legales:
- Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
- Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.
- También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
- Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
- Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
- En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.
¿A qué sanciones se enfrentarían los autónomos por incumplir la obligación de emitir factura electrónica?
La norma recoge importantes sanciones para aquellos negocios que no emitan sus facturas en el momento que estipula la Ley Crea y Crece. A partir de 2024 o 2025 -dependiendo de la facturación que tenga el negocio-, aquellos autónomos que no se adapten a la normativa y no ofrezcan o faciliten la factura electrónica, podrán ser sancionados con hasta 10.000 euros de multa. Esto también impedirá que puedan acceder a subvenciones, ayudas y contrataciones públicas.
Fuente: autonomosyemprendedores.com (10/2/23) pixabay.com
